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¿Cuánto Tiempo Debemos Guardar La Documentación?

¿Cuánto tiempo debemos guardar la documentación?

Otra consulta muy usual durante el mes de enero es ¿cuánto tiempo tenemos la obligación de resguardar la documentación legal de la empresa?. A todos nos pasa que la acumulación de papeles suelen transformarse en un dilema por su gran volumen y ocupación y que uno suele preguntarse hasta cuándo es realmente necesario salvaguardarlos y hacer la debida limpieza y orden, más cuando recién empezamos el año.

La realidad, que a algunos les parece excesiva, es que para cada fin hay un determinado tiempo de resguardo que a continuación detallamos:

Impositivo/fiscal

Desde el punto de vista impositivo, el artículo 48 del decreto reglamentario 1397/79 que reglamenta la ley de procedimiento 11.683 expresa que los contribuyentes o responsables deberán conservar los comprobantes y documentos que acrediten las operaciones vinculadas a la materia imponible por un término que se extenderá hasta CINCO (5) años después de operada la prescripción del período fiscal a que se refieran, que vence a los CINCO (5) años y como vimos en la nota «Qué período se considera preescripto a los efectos de los impuestos», esos 5 años en realidad suelen ser 7 por las interrupciones de las leyes 26.476 y 26.680, por lo tanto esta documentación se debería guardar y tener a disposición por el término de 12 años.

Laboral y previsional

Suele ser más compleja la indicación del resguardo de la documentación con dichas características, debido a los distintos institutos de carácter laboral y previosional que resumimos de la siguiente forma:

  1. El libro sueldos de ley, debe conservarse por toda la vida de la empresa.
  2. En relación al sistema integrado de jubilaciones y pensiones: la documentación debe resguardarse hasta tanto dure la relación laboral. Interrumpida la misma, el empleador tiene la obligación de poner a disposición la documentación y certificados correspondientes. El empleado goza de la “imprescriptibilidad” de estos beneficios ante el Estado.
  3. Respecto del reclamo del estado por las acciones por cobro de contribuciones, aportes, multas y demás obligaciones emergentes de las leyes de previsión social, prescribirán a los diez años. Así es que, de la misma forma que en el caso de los impuestos, dicha documentación se debe guardar hasta 5 años después de haber operado la prescripción.